Tandatangan digital sah ke di Malaysia?

[Click here for English version]

Sekarang ni, tandatangan elektronik bukanlah satu benda baru di Malaysia. Pada asasnya, tandatangan elektronik ni adalah gambar tandatangan yang boleh disimpan. Sebagai contoh, tandatangan digital daripada pengurus besar yang disesuaikan pada templat surat untuk dicetak secara banyak. Tujuannya tak lain dan tak bukan adalah memudahkan semua pihak dan tak perlulah pengurus besar tu tandatangan beratus-ratus helai dokumen/surat. 

Tapi sekarang ni pada 2020, penggunaan tandatangan digital dah semakin meluas dan orang biasa pun dah gunakannya. Dengan pelaksanaan PKPP sejak beberapa bulan lalu, tandatangan digital ni dah digunakan dalam menandatangani dokumen, sebab ramai yang tak masuk pejabat dan selalu mesyuarat dalam talian. Malah, abang-abang penghantar barang pun dah minta kita tandatangan atas phone mereka je sekarang dan tak payah lagi tandatangan guna pen – kertas.

Dengan perkembangan ni, ia juga menimbulkan persoalan sama ada tandatangan digital ni sah ke tak di sisi undang-undang? Boleh ke kita tandatangan cek atau kontrak dengan tandatangan digital? Jadinya, kami pun cuba kaji dan dapat tahu yang jawapannya BOLEH dan TAK BOLEH. Tapi sebelum tu, apa kata kita tengok dulu apa dia tandatangan di sisi undang-undang.

Tandatangan hanya tanda bahawa adanya niat

Sebenarnya, tandatangan bukanlah hanya sekadar tanda nama kita conteng di bahagian bawah kontrak. Sebaliknya, tujuan tandatangan ni adalah sebagai cara untuk membuktikan yang kita ada kuasa atau bersetuju untuk sesuatu. Sebagai contoh, menandatangani kontrak membawa maksud yang kita bersetuju untuk patuh kepada terma dan syarat yang ditetapkan dalam kontrak berkenaan. Samalah keadaannya bila kita turunkan tandatangan sejurus saja terima barang yang dihantar, sebagai mengesahkan menerima barang tersebut.

Tapi rupa-rupanya, tandatangan bukanlah penting sangat dalam perjanjian. Sebabnya, ia hanya cumalah satu cara untuk kita bersetuju dengan kontrak. Ini kerana, kita sebenarnya boleh secara lisan untuk bersetuju dengan seseorang, dan itu pun dah dianggap sebagai persetujuan dalam kontrak. Di bawah Seksyen 2 (h) Akta Kontrak 1950 dinyatakan:

Ini bermakna, kalau sesuatu perjanjian tu dah memenuhi semua syarat di bawah Akta, ia akan menjadi kontrak, walaupun dibuat tanpa bertulis. Terdapat beberapa perkara asas untuk kontrak yang dinyatakan dalam Seksyen 10 (1) Akta Kontrak 1950:

Jadinya, kalau kita dan seorang yang lain bersetuju untuk buat sesuatu, tanpa paksaan untuknya, ia secara automatik akan jadi kontrak. Namun, kita juga kena tahu yang kontrak tanpa bertulis tak terikat dengan semua perkara. Bagaimanapun, untuk artikel ni – kami cuma fokus pada kontrak yang dipersetuju melalui tandatangan. Kalau korang nak tahu lenih lanjut pasal perjanjian lisan, korang boleh baca pautan di bawah. 

[BACA LAGI: Is an unwritten promise legally binding? ]

Jadinya sekarang, tandatangan digital ni macam mana pula? Seperti yang kitorang dapat tahu, ia sebenarnya sah. Sebab…

Tandatangan digital dah sah sejak tahun 1997 lagi

Pertama sekali, kita kena tahu dulu beza antara tandatangan digital dengan tandatangan elektronik. Ia mungkin saling gunakan, tapi sebenarnya ada perbezaan antara keduanya.

Tandatangan digital selalunya datang dengan sijil digital, yang mana akan mengesahkan indentiti orang yang menandatanganinya. Manakala, tandatangan elektronik pula agak berbeza-beza. Ia selalunya adalah imej tandatangan tulisan tangan, yang dibuat dengan mengimbas dokumen yang ditandatangani. Tapi, ia juga boleh dibuat menggunakan komputer yang akan kami jelaskan nanti.

Tandatangan digital dah diiktiraf sah di Malaysia sejak lebih 20 tahun lalu, iaitu melalui penggubalan Akta Tandatangan Digital 1997. Bagaimanapun, pengiktirafan tu cuma bagi teknologi tertentu untuk menandatangani dokumen. Di bawah Akta, tandatangan digital ditakrifkan sebagai:

Jadinya, satu-satunya tandatangan digital yang diiktiraf adalah yang ada sijil untuk mengesahkannya. Dan sekali lagi, apa yang penting adalah tandatangan ini diakui sebagai pengikat sah seperti tandatangan tulisan tangan.

Bagaimanapun, bentuk lain selain tandatangan elektronik juga diiktiraf, melalui Akta Perdagangan Elektronik 2006. Dalam akta ni, ada ditakrifkan sebagai apa yang diiktiraf sebagai tandatangan elektronik iaitu:

Makanya, boleh dikatakan hampir apa saja yang kita nak guna boleh jadi tandatangan elektronik. Ia boleh jadi imej tandatangan tulisan tangan korang ataupun kombinasi huruf macam xXx_ThEd4RKn355WiTh1nME_xXx.

Oleh itu, tahulah kita yang tandatangan digital ni sah di sisi undang-undang. Tapi, macam mana pula dengan tandatangan elektronik? Kami dapati yang tandatangan ni bukan saja sah, tapi juga…

SMS pun boleh dianggap sebagai tandatangan elektronik 

Untuk tandatangan elektronik dianggap sah, ia kena memenuhi tiga syarat ni:

• Ia dilampirkan pada mesej elektronik
• Ia mengenal pasti orang dan persetujuannya terhadap maklumat yang berkaitan dengannya
• Ia boleh dipercayai dan sesuai untuk tujuan tersebut

Untuk tahu sama ada ia dipercayai, ia perlu memenuhi 3 syarat ni pula:

• Hanya satu orang yang boleh membuat dan menghantar tandatangan
• Sebarang perubahan yang dibuat pada tandatangan selepas menandatanganinya dapat dikesan
• Sebarang perubahan yang dibuat pada dokumen setelah ditandatangani dapat dikesan

Tiga syarat ni agak nampak payah nak diikuti, sebab sekarang ni boleh je orang photoshop tandatangan seseorang. Tapi, berdasarkan kes pada 2014, dah ditunjukkan yang bukan susah sangat nak menentukan kesahihan tandatangan. 

Ia terbukti dalam kes Yam Kong Seng & Anor lwn Yee Weng Kai (2014). Salah satu perkara dalam kes ni adalah nak menentukan sama ada – bersetuju untuk membayar seseorang melalui SMS boleh diikat secara sah di sisi undang-undang. Hakim bersetuju dengan perkara itu dan kata:

Oleh itu, apa yang kita boleh faham adalah bersetuju dengan seseorang melalui SMS juga boleh dianggap sebagai tandatangan elektronik. Identiti mereka turut dapat disahkan, disebabkan ia dihantar ke nombor orang tertentu saja. 

Tapi sebelum korang buat keputusan untuk tandatangan, korang kena kena tahu dulu…

Masih ada kontrak yang kita kena tandatangan dengan dakwat 

Di bawah Akta Perdagangan Elektronik, ada beberapa dokumen yang kita tak boleh tandatangan dengan tandatangan elektronik. Maknanya, kita memang kena tandatangan guna pen dan kertas. Dokumen-dokumen tu adalah:

1. Surat Kuasa - Dokumen yang membolehkan kita melantik seseorang atau organisasi untuk menguruskan harta atau kewangan kita
2. Membuat wasiat dan kodisil - Kodisil pada dasarnya adalah maklumat tambahan yang kita tambah pada wasiat
3. Membuat amanah
4. Instrumen boleh runding - Perkara seperti cek atau sijil deposit

Kesimpulannya adalah –  kita sekarang boleh je gunakan tandatangan elektronik atau lebih selamat dengan tandatangan digital. Walaupun begitu, tak dapat dinafikan yang tandatangan tulisan lebih selamat  dan digalakkan. Sebabnya, dalam kontrak yang rumit – selalunya ia melibatkan banyak duit, dan korang kenalah teliti betul-betul setiap yang dinyatakan dan tandatangan dengan pen dan kertas. Sekurangnya, korang akan ada bukti hitam putih kalau apa-apa jadi nanti, dan yakin dengan apa yang ditandatanganni.