Banyak masalah buat kerja freelance kat Malaysia? Kontrak dapat membantu anda

Jika anda seorang pekerja lepas (freelance) ataupun kenal sesiapa yang buat freelance, mungkin anda dah dengar banyak cerita ngeri tentang perihal kerja ini, dari kisah hanya dibayar wang ehsan dengan alasan “menambah pengalaman” atau dapat “exposure” sehinggalah kerja yang bertimbun tanpa bayaran...dan lain-lain pasal yang dah bosan didengar.

Menurut tanggapan umum, pekerja lepas (freelancers) bukan pekerja untuk sesebuah syarikat dan dengan itu, tidak tertakluk kepada undang-undang pekerjaan. Oleh itu ramai yang menganggap bahawa sebagai serorang freelancer,  apa saja pengupah mahu, anda kena ikut saja.

Ini sebenarnya tidak benar dalam semua kes, kerana (bergantung kepada situasi) kerja “freelance” boleh tertakluk di bawah “penggajian” (employment) menurut definisi undang-undang. Kalau demikian, anda mugkin boleh mengemukakan saman terhadap pengupah anda di bawah undang-undang pekerja dan diberi pampasan.

[BACAAN LANJUT – Bagaimana freelancer di Malaysia dilindungi di bawah undang-undang]

Tetapi sebaliknya, freelancer juga dapat mentakrifkan hak dan tanggungjawab mereka dengan menulis kontrak dengan pengupah, dan bukan sahaja secara perjanjian lisan.

Kontrak boleh memberi perlindungan undang-undang kepada anda

Jika anda seorang freelancer dan bukannya seorang pekerja di bawah undang-undang, maka semua perselisihan yang bakal berlaku bergantung kepada kontrak anda dengan pelanggan anda – dan rata-rata ini tidak dibuat oleh kebanyakan freelancer. Kontrak tidak akan dapat menyelesaikan semua masalah, tetapi kebanyakan masalah am yang bakal dihadapi freelancer boleh diselesaikan dengan kontrak yang sah.

Kontrak boleh juga menerangkan cara satu-satu masalah yang bakal timbul boleh diselesaikan, dan jika benar-benar diperlukan, anda ada rekod persetujuan apabila anda ingin membuat prosedur tuntutan kecil.

[BACAAN LANJUT – Anda boleh membuat prosedur tuntutan kecil untuk menuntut bayaran dari pelanggan]

Anda tidak semestinya mengupah peguam untuk menulis kontrak, tetapi anda masih harus bersetuju dengan pengupah tentang pelbagai syarat utama dan merekodkannya dalam “black and white”; kalau perbualan melalui e-mel atau SMS pun lebih baik daripada tiada bukti langsung. Syarat utama di sini bermaksud syarat seperti jumlah bayaran, cara pembayaran dibuat (sebagai contoh: sekali bayar ataupun ansuran), dan skop kerja.

Dengan itu, mari kita lihat beberapa contoh yang boleh anda sertakan dalam kontrak freelance anda untuk mengelakkan kesulitan.

1. Syarat bayaran

Menyelesaikan: Pengupah tak bayar mengikut masa, atau tak bayar langsung. Juga boleh digunakan untuk persetujuan jadual pembayaran.

Syarat bayaran menjelaskan jumlah dan tarikh bayaran yang perlu dibuat. Di sinilah anda boleh menetapkan jika anda akan dibayar mengikut jam atau kadar rata. Sesetengah pihak juga menetapkan syarat seperti bayaran pendahuluan ataupun bayaran ansuran untuk memastikan yang mereka memiliki wang yang mencukupi untuk meneruskan pekerjaan.

Sebagai contoh, jika anda diupah untuk menerbitkan sebuah video korporat, menyewa lokasi penggambaran mungkin menelan perbelanjaan yang tinggi, terutamanya jika ia melibatkan lokasi komersial seperti litar lumba. Bayaran pendahuluan membolehkan anda menjalankan kerja tanpa menanggung kos yang besar dari poket sendiri.

Jika anda memerlukan sebarang permintaan khas berkenaan bayaran, syarat bayaran boleh digunakan untuk membuat permintaan ini. Contohnya seperti kaedah bayaran (cek atau transaksi bank).

2. Hak milik projek

Meyelesaikan: Membuatkan projek lebih fleksibel. Mengelakkan perselisihan tentang hak cipta projek.

Soal ini selalu dipandang ringan, tetapi ia amat penting dalam sesetengah kes. Hak milik projek boleh mempengaruhi banyak perkara seperti penggunaannya, kos projek, sehingga individu yang berhak menggunakannya.

Jika anda dengan pelanggan anda tidak memberi apa-apa spesifikasi, ada undang-undang yang berkuat kuasa secara automatik berkenaan hak milik sesebuah projek. Seksyen 26 Akta Hak Cipta 1987 menyatakan bahawa jika anda seorang pekerja ataupun diupah oleh seseorang, maka majikan atau pelanggan menjadi pemilik projek:

Ayat terakhir tu bermaksud jika perlu, anda boleh bersetuju dengan pelanggan bahawa anda akan menjadi pemilik projek. Anda kemudiannya boleh melesenkan penggunaan projek tersebut kepada mereka (anda menjual hak menggunakan projek kepada mereka). Dalam masa yang sama, anda boleh menetapkan syarat seperti tujuan projek ini boleh digunakan dengan tempoh penggunaan (contohnya, hanya untuk promosi Krismas tahun ini). Pekara ini sangat bergantung kepada jenis projek dan industri, jadi anda perlu berunding syarat-syarat ini dengan pelanggan anda.

Kami juga ingin sarankan di sini bahawa jika anda ingin menggunakan sesebuah projek untuk portfolio anda, anda tidak boleh berbuat demikian sesuka hati jika pelanggan anda memiliki hak ciptanya. Anda perlu menyatakan hasrat ini di dalam kontrak anda dengan pelanggan anda, dengan syarat projek itu akan digunakan untuk portfolio sahaja.

Dalam pada itu, jika anda risau yang nama anda tidak digunakan sebagai karyawan projek, bergembiralah kerana anda dilindungi oleh Seksyen 25(2) Akta Hak Cipta secara automatik.

[BACAAN LANJUT – Apa itu hak cipta dan bagaimana ia berfungsi?]

3. Klausa pampasan

Menyelesaikan: mMmbebaskan anda daripada tanggungjawab (liabiliti) jika berlaku kemalangan dan kejadian yang tidak dapat dielakkan

Klausa pampasan (indemnity clause) merupakan satu syarat di dalam kontrak yang mengehadkan tanggungjawab (liabiliti) anda. Dalam kerja freelance, anda mungkin perlu mengehadkan liabiliti anda untuk kejadian yang tidak dapat dijangka. Bayangkanlah jika anda membuat promosi karnival di mana tarikan utamanya adalah pertunjukan gajah. Bila pertunjukan bermula, baru anda sedar yang gajah tu dah hilang (macam mana tu?), dan di luar sana, pemegang tiket sedang menunggu dengan rasa marah dan kecewa. Anda pasti tidak mahu terperangkap dalam situasi sebegini – lagipun ia bukannya salah anda.

Mari kita lihat satu contoh kes sebenar yang melibatkan penjenamaan semula (rebranding) Tropicana. Siapa yang tak kenal jus buah oren yang dikenali dengan nama “Tropicana Twister” ini? Pada tahun 2009, Tropicana melaksanakan penjenamaan semula yang bernilai USD35 juta untuk memperbaiki bungkusan produk mereka. Tetapi malangnya ia gagal mendapat sambutan dan mengakibatkan kejatuhan jualan sebanyak 20% (kira-kira USD30 juta). Bayangkanlah jika anda bertanggungjawab atas kegagalan ini.

Anda tidaklah akan mengadapi masalah sebesar ini tiap hari, namun kejadian yang tidak dijangka seperti ini merupakan satu sebab klausa pampasan tu adalah penting.

Tetapi ingat, anda masih lagi bertanggungjawab ke atas kegagalan akibat kecuaian anda – dikenali sebagai melanggar “tugas penjagaan” (duty of care) dalam undang-undang. Pendek kata, ia merujuk kepada tugas anda untuk mencapai piawaian kerja yang munasabah, dan mengambil langkah untuk mengelakkan masalah.

4. Skop kerja dan garis masa (timeline)

Menyelesaikan: Mengelakkan skop kerja lain ditambah masuk tanpa pampasan (scope creep) dan melaraskan jangkaan antara anda dengan pelanggan terhadap jumlah kerja yang boleh dilaksanakan dalam jangka waktu yang ditetapkan

Jika anda pernah berdepan dengan pelanggan yang selalu menambah kerja demi kerja dengan alasan “sikit je kan?”, anda sudah semestinya biasa dengan penambahan skop kerja yang meningkat. Anda telah mengenakan bayaran yang telah ditetapkan untuk sesuatu skop kerja, jadi bila kerja yang telah diselesaikan sering dihantar balik untuk tambahan dan pemindaan sepanjang sebulan, anda pastinya rasa tidak sedap hati. Anda mungkin juga mula berasa benci dengan pelanggan pada ketika itu, dan ini mungkin merosotkan hubungan kerja di antara anda berdua.

Di sinilah kontrak memainkan peranan penting dengan membantu menyatakan skop kerja yang harus dilakukan sebelum kerja dimulakan: Kita akan buat XYZ dengan harga ini, tetapi jika anda ingin ABC juga, kami gembira membantu tetapi kami akan mengenakan bayaran tambahan. Sesetengah pihak juga mengehadkan jumlah pindaan yang boleh dibuat – kelebihannya di sini ialah anda akan mendapat maklum balas sekali gus, dan permintaan untuk pindaan tidak diterima berulang kali.

Anda juga pasti biasa dengan pelanggan yang menetapkan garis masa (timeline) yang tidak munasabah: iklan TV yang lengkap dalam masa tiga hari atau yang sewaktu dengannya. Anda boleh menetapkan garis masa kerja jangkaan di dalam kontrak supaya bersefahaman dengan pelanggan. Bukan sahaja anda mengehadkan masa untuk sesuatu projek, tetapi pelanggan anda mungkin berasa lebih selesa bekerja dengan anda jika anda telus dengan mereka (adalah baik jika anda berikan mereka progress update dari masa ke semasa).

5. Apa yang akan berlaku jika ada penangguhan

Menyelesaikan: isu tanggungjawab bila berlaku penangguhan yang tidak dijangka (misalnya jika keutamaan pelanggan berubah). Juga melindungi anda jika pelanggan “hilang” atau MIA.

Satu masalah besar yang sering dihadapi freelancer adalah apabila mereka mendapat projek, telah menyiapkannya, dan bila tiba masanya projek tersebut bakal dipersembahkan kepada pelanggan, baru perasan pelanggan tu dah “hilang”.

Kadang kala pelanggan cuma ada keutamaan lain yang lebih penting dan mereka hanya boleh menumpukan perhatian kepada projek anda pada masa yang lain, di mana ianya tidak membawa implikasi terlalu teruk, (selain membuang masa anda...) tetapi ada juga situasi di mana mereka gagal menghubungi anda selama beberapa bulan walaupun anda sudah cuba berhubung dengan mereka – dan kemudiannya projek tersebut lenyap dari ingatan. Tapi apa jadi dengan semua kerja yang telah disiapkan...? Lambat laun anda pun sudah menerima hakikat yang anda mungkin tidak akan dibayar. Nasib...nasib...

Oleh kerana itu, anda harus membekalkan peruntukan dalam kontrak yang menerangkan apa yang akan berlaku jika berlakunya penangguhan projek. Sebagai contoh, anda mungkin boleh menyatakan jika pelanggan tidak berhubung dengan anda sehingga lebih dari 2 minggu:

1. Anda akan menutup projek dan mencari kerja lain;
2. Bayaran untuk projek perlu dibuat;
3. Anda akan menghantar semua kandungan projek yang telah siap kepada mereka;
4. Pelanggan boleh menghubungi anda untuk meneruskan projek ketika bersedia.

Ini menggariskan apa yang akan berlaku jika senario di atas berlaku, dan pelanggan anda telah pun bersetuju dengannya melalui tandatangan dalam kontrak. Jika pelanggan yang tidak jujur memaksa anda meneruskan kerja, kontrak yang telah ditandatangani boleh melindungi anda. Dan jika anda tidak dibayar, anda boleh membuat tuntutan kecil seperti mana kita telah bincangkan sebelum ini.

Kontrak tersebut boleh menjadi bukti yang pelanggan berhutang dengan anda jika senario yang paling teruk berlaku dan pelanggan anda jatuh muflis atau hilang untuk apa-apa alasan lain.

Jika anda memerlukan kontrak yang sah.....

Anda mungkin tidak akan mampu untuk mengupah peguam untuk membuat kontrak terutamanya jika anda hanya membuat kerja-kerja yang kecil, tetapi kepentingan perlindungan anda dari segi undang-undang tidak berubah . Untuk memparafrasakan kenyataan beberapa ahli perniagaan kepada penulis ini: anda tidak perlukan kontrak jika semuanya berjalan lancar, ianya untuk melindungi anda jika sesuatu yang tidak diingini berlaku. Dengan adanya bukti perjanjian anda dengan pelanggan, ia akan membantu anda dalam membuat sebarang tuntutan jika perlu.

Walaupun kontrak boleh ditulis dengan bentuk bahasa yang biasa digunakan, ianya perlu ditulis dengan jelas dan tidak mengelirukan. Panduan dari WikiHow ini mungkin akan dapat membantu anda jika anda ingin menulis kontrak dengan sendiri.

Namun begitu, ada kebaiknya anda mendapatkan nasihat peguam berkenaan apa-apa kontrak untuk memastikan anda tidak tertinggal apa-apa yang penting di dalamnya. Satu lagi pilihan adalah menggunakan laman seperti And Co., mereka mempunyai semua yang anda perlukan sebagai freelancer dari invois sehinggalah kontrak yang boleh diubah mengikut kehendak anda. Anda juga boleh melawat laman seperti TheContractShop untuk memenuhi keperluan anda sebagai seorang freelancer.

Dan sudah semestinya anda mungkin bertanya “Kalau pelanggan tak nak tandatangan, macam mana? Bodohlah artikel ni!!!!”. Jawapan kami? Jangan terima projek itu. Jika pelanggan enggan berunding dan menandatangani kontrak, apa kemungkinan yang mereka ini jujur?